Sistemas
de Información, Organizaciones y Estrategia
Rafael
Madrigal Jara
Universidad
Hispanoamericana
Sistemas de Información,
Organizaciones y Estrategia
A
través de los capítulos anteriores se ha hablado de la importancia de los
sistemas de información, como ayudan a innovar y como una empresa debe de
integrar los diferentes tipos de sistemas que existen en su empresa para lograr
un desarrollo óptimo. Ahora, estos aspectos nos llevan al siguiente paso a
desarrollar, como los sistemas de información ayudan a las empresas a competir
frente a otras.
En
el libro “Sistemas de Información Gerencial” muestra un ejemplo de dos
compañías las cuales son AT&T y Verizon, de cómo cada uno utilizó sus
sistemas de información para tomar los caminos que a su parecer eran los
viables para su empresa, pero durante su desarrollo sale a flote otro punto a
tomar en consideración, el cual es como mantener sus ventajas competitivas
sobre los demás.
Las
organizaciones y los Sistemas de Información trabajan conjuntamente, ya que por
un lado las empresas crean los sistemas, pero por otra parte debe de estar
dispuesta a aceptar las nuevas influencias o métodos de sistemas que se van desarrollando
para su beneficio. Esta relación se ve influida por factores como la estructura
de la organización, la política, la cultura, el entorno y las decisiones
gerenciales.
Primero
se debe saber que una organización es una estructura formal y estable, que toma
los recursos del entorno y los procesa para producir salidas. (C. Laudon,
P.Laudon, 2012) Estas poseen reglas internas y procedimientos que deben ir
acorde con las leyes vigentes, encierra además las relaciones humanas, tanto de
subordinados como superiores, por estos aspectos, a la hora de implementar un
nuevo sistema de información se debe saber que se necesita de tiempo, ya que
estos pueden afectar privilegios, brindar nuevas obligaciones o no solo eso,
inclusive capacitación y aprendizaje.
Por
ello se habla que las definiciones técnicas, que son las que nos hablan como
las empresas combinan capital, tecnologías y mano de obra, se complementa con
los comportamientos de la organización, que describe como las tecnologías
afectan a la organización internamente, y que son puntos clave para el
desarrollo del tema.
Enfocándose
hacia las características de las organizaciones se destaca que necesitan de
mano de obra, especialización, rendirle cuentas a superiores, contratan a
empleados dependiendo de las cualidades d cada uno y si ayuda a los interés de
la organización. Dependiendo de qué características posea, los sistemas de
información variarán. Ciertas características pueden ser:
- Rutinas
y Procesos de Negocios:
Las
empresas que son muy eficientes usualmente obtienen esta característica, ya que
con el tiempo, sus colaboradores desarrollan rutinas en sus áreas de trabajo,
gracias a estas rutinas pueden tomar acciones rápidas ante procedimientos y
prácticas que puedan presentarse durante el trabajo. Ejemplo de estos es un
operario que ensambla una tuerca, este con el tiempo y la rutina mejorará su
tiempo y ensamblará estas tuercas de una forma más rápida.
- Políticas
Organizacionales:
Toda
organización debe tener normas y procedimientos de cómo actuar ante una
situación que se presente en la empresa, como seleccionar a su personal, que
deben de realizar, cuales son las características que debe poseer el individuo
para tomar parte de ciertos puestos o cargos departamentales, todos estos
aspectos ayudan a la creación de las políticas organizacionales, establece como
la empresa funcionará.
Es
importante destacar en este punto que la hora de implementar un nuevo sistema
de información, este, puede cambiar alguna política y por ende provocar el
descontento de los subordinados, este aspecto se puede considerar como la
resistencia política.
- Cultura
Organizacional:
Cada
organización posee definidas sus metas y productos, estos conducen a como se
deben elaborar los productos, donde y para quién deben se elaborados. Ayuda a
evitar conflictos políticos, a fortalecer la compresión común, prácticas, etc.
Por otro lado provoca una resistencia al cambio de alguna política si todas las
personas muestran disgusto hacia ella y afecta su cultura.
- Entorno
Organizacionales:
La
organización siempre va a estar ligada al entorno que le rodea, ya sea por la
fuerza de trabajo, las leyes vigentes donde se encuentre ubicada, entre otros
factores más. Lo más importante de estos es como los dirigentes de la empresa
utilizan los sistemas de información para identificar como se encentra el
entorno que los rodea, gustos de los clientes, cambio de tecnologías, etc.,
provocan que las organizaciones hagan cambios debido a sus entornos cambiantes,
es por ello que se habla que las empresas que sobreviven son las que saben
adaptarse fácilmente a los entornos cambiantes.
En
ciertas ocasiones el entorno se ve modificado por alguna tecnología
perjudicial, estos son productos que tienen un mejor desempeño que los
artículos que actualmente se están utilizando. Esto provoca la caía de algunas
empresas otras en cambio logran adaptarse e idear sus propias versiones de esta
nueva tecnología, en ejemplo de esto pueden ser los ipods que llegaron a
remplazar a los discmans, en otras ocasiones las empresas jóvenes que quieran
desarrollar una tecnología perjudicial y no posean el capital no podrán verse
beneficiados sino al contrario le ayudaría a las más fuertes a desarrollar la
idea.
- Estructura
Organizacional:
Existen
diferentes estructuras organizacionales y dependiendo de esta los sistemas de
información variarán, por ejemplo en un hospital los sistemas de información
tienden a ser paralelos ya que cada departamento o segmento necesita información
del paciente (documentos médicos, los médicos y las enfermeras).
Los
sistemas de información son una herramienta fundamental en las organizaciones,
y es importante destacar el impacto que las tecnologías de información hacen
sobre la economía y las organizaciones.
Enfocado
a la economía, las tecnologías de información ayudan a la reducción de costos
mediante la reducción de la mano de obra, se puede hablar de la teoría del
costo de transacción, por ejemplo una empresa que puede comunicarse con un proveedor
de larga distancia por medio de estas tecnologías y no tener que viajar hasta
donde ellos para cerrar un negocio, lo cual eleva los costos y la teoría de la
agencia ayuda que al subcontratar alguna compañía se pueda llevar un control
por medio de estas tecnologías y no tener que contratar supervisores o gerentes
que lleven el correcto control personalmente.
Si
se habla del impacto hacia las organizaciones y el comportamiento, se tiende a
destacar que las tecnologías de información aplanan las jerarquías y al ampliar
las distribuciones de la información, las personas de menor nivel pueden tomar
sus propias decisiones evitando la necesidad de contratar supervisores. Se
pueden recibir informaciones precisas y lo más actualizadas posibles que evitan
la contratación de muchos gerentes.
El
internet es un punto que provoca un
impacto en las organizaciones y las entidades externas de la forma en que
incrementa la accesibilidad, el almacenamiento y distribución de la información
como para del conocimiento de las organizaciones. Por ejemplo una empresa puede
brindar los manuales de procedimientos a sus colaboradores que se encuentran en
otro país por medio de internet.
Esto provoca que muchas empresas estén
actualizando sus tecnologías de información y se enfocan a utilizar la internet
como una de sus herramientas. Para
poder disfrutar de estos beneficios es importante saber que implicaciones para
el diseño existen para los sistemas de información y poder comprenderlas, estas
son:
1. El
entorno de la organización
2. La
estructura de la organización.
3. La
cultura y políticas de la organización.
4. Tipo
de organización.
5. Grupos
de interés afectados por el sistema.
Los
sistemas de información ayudan a las empresas a sobresalir de las demás con
procedimientos o productos que la hacen diferenciarse, esto es llamado como
ventaja competitiva. Pero es muy común argumentarse como se puede desarrollar
estas ventajas, y para ello existe un modelo llamado Modelo de las Fuerzas
Competitivas presentado por Porter. Este modelo proporciona una visión general
de la empresa, sus competidores y el ambiente de esta. (C. Laudon, P.Laudon,
2012)
Entre
los competidores se pueden mencionar los tradicionales, se sabe que un mercado
es compartido y que existen muchos competidores que luchan por presentar el
mejor producto al cliente, y existen competidores nuevos que desean incursionar
al mercado pero su impacto depende de cuantos recursos posea y hacia qué
mercado se dirige ya que no es lo mismo montar un negocio de comidas rápidas a
uno de creación de minicomponentes.
Se
debe tomar en cuenta también que existen productos sustitutos que son de
precios más baratos por ejemplo el internet telefónico que sustituye a las
líneas de teléfono fijas o incluso la televisión por cable al poder tener
acceso a series online. Los clientes son otro aspecto importante ya que las
empresas deben saber cómo mantenerlos y como atraer nuevos clientes, esto se
logra con la innovación de algún producto o servicio frente a un competidor. Y
los proveedores que entre mayor posea una empresa le beneficia a la hora de
escoger quien le suministra los materiales en cuanto calidad y precios se
refiere.
Todos
estos aspectos nos llevan a preguntarse cómo se puede enfrentar una compañía si
fuera caso contrario, para ello hay que tener claro la forma de idear un
liderazgo de bajo costo, este usa los sistemas de información para obtener los
costos operacionales a lo más bajos y menores precios. (C. Laudon, P.Laudon,
2012)
La
diferenciación de los productos es otro punto, poder diseñar artículos que
posean características especiales que los demás no posean ayuda a atraer nuevos
clientes al negocio. El enfoque en nichos de mercado, lo cual se refiere a
posicionarse en un mercado específico y velar por ser el mejor de esa área,
otro punto importante es fortalecimiento de la intimidad de los clientes y
proveedores, esto ayuda a una correcta labor en equipo y poder suministrar los materiales
en el momento oportuno y de la mejor calidad posible.
El
internet juega un papel importante en la ventaja competitiva, ha habido
empresas que son destruidas por el internet como el negocio de las
enciclopedias, pero esto trae consigo nuevos competidores que buscaran formas
de crear centros de información más atractivos para los usuarios. Para poder
explotar cada fortalezca de cada uno es importante conocer el modelo de la
cadena de valor, este concepto se refiere a identificar donde los sistemas de
información pueden tener un mayor impacto en las estrategias de la empresa.
Se
utilizar además los métodos de benchmarking para poder obtener mejores
prácticas que puedan estar implementando otras empresas, al implementar estas
observaciones a su cadena de valor, muy posiblemente se aumentará la producción
y reducirá costos. Es importante también crear una red de calidad, esta se
refiere a compartir la información con sus proveedores o socios de manera que
se mejoren las cadenas de valor de ambas partes, todo esto se logra gracias al
internet.
Los
sistemas de información brindan ayuda a mejorar los negocios gracias a la
mejora de sinergias, y competencias básicas. La idea de sinergia es unir
operaciones de empresas distintas para que puedan actuar como un todo, un
ejemplo puede ser una fusión de dos entes bancarios. En cambio la mejora de las
competencias básicas es una actividad en
la que una empresa es líder mundial (C. Laudon, P.Laudon, 2012).
Con
la ayuda del internet las empresas tienden a crear redes que ayudan a la
utilización de economías de red, un modelo de compañía virtual y ecosistemas de
negocios. Con la economía de red se puede lograr reducir costos en comparación
a los tradicionales, por ejemplo al agregar a un participante más a la compañía
los costos marginales son casi cero y ayuda a su vez a que todos los usuarios
compartan experiencias a fin de mejorar en su campo.
Un
modelo de compañía virtual utiliza las redes para enlazar personas, activos e
ideas, lo cual permite aliarse con otras compañías para crear y distribuir
productos y servicios sin restringirse por los límites organizacionales
tradicionales o ubicaciones específicas (C. Laudon, P.Laudon, 2012). Un ejemplo
simple es la de la típica empresa que posee una fábrica socia que elabora sus
productos en otro país.
Los
ecosistemas de negocios es muy parecido a la red de calidad pero con la
diferencia que la cooperación está ligada entre dos industrias distintas por
ejemplo Walmart y Microsoft. Para estas asociaciones las tecnologías de
información son muy importantes, ya que se puede lograr el desarrollo de
sistemas que beneficien a ambas partes.
Lamentablemente
las ventajas competitivas son casi imposibles de sostener por los grandes
avances en los sistemas de información pero si es posible alcanzar un éxito al
saber alinear la tecnología de información con los objetivos de negocio para
lograr un cambio rápido y conseguir ventajas, es importante conocer la
estructura de la empresa, sus fuerzas competitivas, la calidad, precio, las cadenas
de valor del negocio, revisar periódicamente que las tecnologías de información
sigan acorde a los intereses empresariales.
Es
importante siempre saber que para optar cualquier sistema de información se
deben hacer cambios a los objetivos o relaciones del cliente o incluso cambiar
ciertas políticas empresariales pero todos estos cambios serán siempre en pro
del crecimiento de la compañía.
Bibliografía
-
Kenneth
C. Laudon, Jane P. Laudon. Sistemas de
Información Gerencial. Decimo Segunda Edición. Pearson. 2012.
