Sistemas de Información: Comercio Electrónico Global y Colaboración

Comercio Electrónico Global y Colaboración

Rafael Madrigal Jara

Universidad Hispanoamericana

Comercio Electrónico Global y Colaboración

Anteriormente se hablaba de lo importante que son los sistemas de información para el buen crecimiento de una empresa, pero todos estos datos por si solos o individualmente no significan nada, son solo datos. Para ello es importante saber cómo desarrollar esta información y como complementarla con otros sistemas.

El libro “Sistemas de Información Gerencial” nos habla del caso del bote USA de BMW Oracle, este en su momento para la Copa América del 2010, fue el más rápido utilizando tecnología de punta, otro ejemplo es el auto más rápido del mundo, este es el Hennessey Venom GT de la compañía Hennessey Performance Engineering, que posee entre sus características un motor V8 con 1244 caballos de fuerza logrando 435,31 km/h de velocidad máxima y una aceleración de 0 a 300 km/h en 13,6 segundos, pero todos estos logros se han dado por una buena colaboración conjunta de todos los sistemas de información, además de su correcta administración claro está.

Estos ejemplos conducen al término de Procesos de Negocios que son el conjunto de actividades requeridas para crear un producto o servicio. (C. Laudon, P. Laudon, 2012) ayudan en la coordinación del trabajo, a organización de la información o conocimientos. Por ende, una empresa que posea un desempeño destacable es porque tienen procesos de negocios muy bien fundamentados y esto conlleva a que logren hazañas como el del bote de Oracle o el automóvil de Hennessey Performance Engineering.

Las partes que conforman un negocio necesitan de interactuar entre sí, los sistemas de información dan soporte a ellos, por eso es muy común que una misma compañía posea diferentes tipos de sistemas de información, por ejemplo para sistemas de ventas, recursos humanos, finanza o producción.

Existen diversos sistemas para los distintos departamentos gerenciales, estos pueden ser:

Sistemas de Procesamiento de Transacciones:

Son muy utilizados para llevar un registro o históricos de las transacciones de la organización ya sea recibos, ventas, depósitos, flujo de materiales, etc. Su propósito fundamental es responder a las preguntas de rutina y rastrear el flujo de transacciones por toda la organización (C. Laudon, P. Laudon, 2012), se puede utilizar además para mantener un registro del dinero pagado a sus colaboradores o un control sobre las asistencias o marcas de sus empleados.

Sistemas de Información Gerencial para Soporte de Decisiones:

Los sistemas de información gerencial o también conocido como MIS, ayudan a los gerentes con la creación de reportes de cómo se encuentra actualmente la empresa en cuanto desempeño se habla, es usualmente usada para procesos como supervisión, control o incluso ayudan a predecir futuros comportamientos de desempeño. Un ejemplo que puede utilizarse es cuantos codos fueron utilizados en las instalaciones de las bombas de agua de cierta cantidad de piscinas fabricadas en un espacio de tiempo determinado.

Sistemas de Soporte de Decisiones:

Una característica de las MIS es que son rutinarias y no son flexibles, pero los sistemas de soporte de decisiones no son rutinarias y gracias a ello se puede enfocar a problemas únicos. A diferencia de los sistemas de transacciones o las MIS que utilizan información interna, la DSS, como suele llamarse también, utiliza datos externos como precios de los productos de la competencia, precios de transporte, contenedores, precios por repatriar alguna mercadería, etc., todo esto con el fin de poder dar tarifas a un cliente o proyectos internos de la compañía.

Sistemas para Inteligencia de Negocios:

La inteligencia de negocios o BIS, se refiere a los datos y herramientas de software para organizar, analizar y proveer acceso a la información para ayudar a los gerentes y demás usuarios empresariales a tomar decisiones más documentas. (C. Laudon, P. Laudon, 2012) y tiende a enfocarse mucho a preguntas que una persona puede plantearse sobre situaciones a largo plazo.

Para poder lograr decisiones ante situaciones que no son rutinarias o se asemejan a estas situaciones a futuro, existen los sistemas de apoyo ejecutivos, a menudo suelen utilizar un portal que está diseñado para demostrar datos externos o de las mismas MIS o DSS, las cuales las filtran y muestran las de mayor importancia.

Ahora, ¿cómo puede una empresa combinar todos estos sistemas de información para enrumbarlos hacia un objetivo común? La respuesta a esta pregunta lleva a una serie de soluciones que se describen a continuación:

Aplicaciones Empresariales:

Estas aplicaciones ayudan a los negocios a enfrentar cualquier cambio de una manera muy rápida, coordina su proceso y mejora el desempeño general de la empresa. Estas aplicaciones se pueden dividir en:

Sistemas Empresariales:

Son utilizados para integrar los procesos de negocios en manufactura y producción, finanzas y contabilidad, ventas y marketing, y recursos humanos en un solo software. (C. Laudon, P. Laudon, 2012) en otras palabras, si se realiza un pedido habrá una orden para ventas, para la bodega, para producción, incluso para el gerente, así todas las células de la empresa están al tanto de los movimientos que suceden y permiten un efectivo trabajo en conjunto.

Sistemas de Administración de la Cadena de Suministros:

Estos sistemas son muy utilizados para las relaciones con sus proveedores, su propósito fundamental es el Just in Time (JIT), lo cual quiere decir, tener una cantidad correcta de los productos desde donde se fabrican hasta donde se ensamblan, en un tiempo lo menor posible y costo más bajo y a eso sumándole la reducción de costos por transportación. Se dice que es un sistema inter organizacional, lo cual es correcto, ya que dicho sistema hace que las organizaciones encuentren, en cuanto a información se habla, sincronización correcta.

Sistemas de Administración de Relaciones con el Cliente:

Estos sistemas ayudan a tratar la relación con el cliente, incluye todo lo que satisfacción del cliente, servicios, ayuda a la retención y brinda información importante para la empresa para retener sus clientes y como atraer nuevos todo esto, para obtener un aumento en las ventas.

Sistemas de Administración del Conocimiento:

Estos sistemas recolectan todos los conocimientos y experiencias relevantes de la empresa para, de esta manera, ser utilizados en la creación y producción de algún producto o servicio.

2 Intranet y Extranet:

Aparte de estas aplicaciones empresariales, también es importante destacar la labor que cumplen el Intranet y Extranet, que son términos no muy escuchados en la vida cotidiana, se puede referir como Intranet como sitios web donde los únicos que pueden tener acceso a él son los empleados del mismo, un ejemplo que se puede destacar es la Intranet que se utiliza en el Hospital Nacional de Niños, en él se pueden consultar marcas, noticias propias del hospital, servicios internos e incluso posee correo electrónico propio.

En cambio la Extranet son sitios web donde solo lo pueden acceder compañías socias de la dueña del al extranet, llámese socios, proveedores, clientes o compañías de la misma empresa ubicadas en diferentes partes del mundo. Y finalmente es importante destacar que estas dos herramientas ayudan mucho a la coordinación y enfoque de la compañía hacia un mismo norte.

Todas estas herramientas ayudan a que la empresa crezca y siga posicionándose cada vez más en el mercado pero siempre hay que tener claro que la colaboración es el engranaje para que todos estos sistemas cobren vida y tengan funciones destacables. Un ejemplo simple que se puede utilizar es cuando una empresa tiene un sistema de trabajo dictatorial o con un organigrama vertical, esto quiere decir que un gerente lanza un mandato, este pasa al jefe de departamento que se lo envía al supervisor y este finalmente a los operarios.

Esto crea que al presentarse algún problema, este le corresponde al que tenga el mandato en ese momento produciendo errores y pérdidas por malas decisiones, en cambio, una organización horizontal, permite más lo que se llama el Staff y con ello una colaboración en consultorías de departamentos a otros, ayudándose entre sí y logrando resultados sobresalientes.

Ahora en estos tiempos hay muchas herramientas que ayudan a fortalecer esta colaboración o trabajo en equipo por ejemplo los correos electrónicos, compartir archivos, conferencias en audio y video entre otras más.

Teniendo todos estos aspectos nuevos en cuenta es importante pensar en quien debe administrar estas toneladas de información, usualmente en las empresas grandes, existen departamentos de información, que se encargan de temas como los datos, software, hardware y redes. Su conformación comúnmente incluye a programadores, analistas de sistemas, gerentes de sistemas de información. Otras poseen directores de seguridad, velando por la buena protección de estos, implementa políticas de seguridad, el director de privacidad que cumple por las leyes de la privacidad de la empresa o director de conocimiento.

Sea como sea, la conclusión de este caso es simple, para llegar a destacar en algún campo donde se dedique cada compañía necesita de una combinación de varios ingredientes, los cuales son una cooperación de todos sus colaboradores, sincronización y sinergia con los demás departamentos, proveedores o clientes, para de esta forma, todos los diferentes tipos de sistemas de información, bajo una buena administración de este, den los frutos y el rendimientos deseados para alcanzar el éxito.

Finalmente les brindo un video del Hennessey Venom GT del que se habló anteriormente para que lo disfruten.